Novedades de la instrucción de la DGRN

8 Novedades de la Instrucción de la DGRN sobre Libros de Actas

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Usted tendrá que cerrar sus venerables libros de actas, así como todos los relacionados con la contabilidad obligatoria, digitalizar su contenido (correspondiente al ejercicio 2014) e integrarlo en un nuevo libro en formato electrónico, que deberá ser legalizado y en lo sucesivo, actualizado y subsanado por vía telemática.

Antecedentes

La Ley de Apoyo a los Emprendedores 14/2013 (art 18) ya había introducido la obligación de (i) cumplimentación de los libros obligatorios del empresario en formato electrónico, y (ii) posterior legalización telemática ante el Registro Mercantil a partir del 29-09-2013, fecha de su entrada en vigor.

Para unificar la práctica de los registros en la aplicación de esta norma, se acaba de publicar en el BOE (16 de febrero de 2015) la relevante instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y Notariado, que depara importantes novedades.

Trataremos de resumirla en ocho breves puntos:

  1. Sustancialmente y para que se entienda, se aplica a los ejercicios abiertos tras el 29-09-2013, es decir, (salvo el caso no habitual de ejercicio social que no corresponda con el año natural) en general en relación con el ejercicio abierto el 01-01-2014 y finalizado el 31-12-2014.
  2. Desde 01-01-2014 los libros obligatorios del empresario deben cumplimentarse en formato electrónico. Esto incluye todo el contenido generado durante el año pasado, y se refiere a libros de actas, libro registro de socios/accionistas, diario, mayor, etc…
  3. No se pueden ya legalizar nuevos libros “en papel”, ni por vía distinta de la telemática.
  4. Los libros en papel que se vengan utilizando, deberán ser cerrados mediante diligencia.
  5. Dicha diligencia, junto con las actas, asientos u otro contenido de fecha posterior que se hubiera traspuesto al “libro analógico” que se debe cerrar, debe trasladarse al nuevo libro electrónico, y éste a su vez, debe ser presentado ante el Registro Mercantil de forma telemática para su legalización antes de 30 de abril de 2015.
  6. Todas las actas de junta, consejo, decisiones de socio único, etc… de fecha posterior a 31-12-2013 deben recogerse en formato electrónico y presentarse telemáticamente ante el Registro Mercantil, a través de la plataforma de tramitación de la web www.registradores.org.
  7. Estos nuevos libros electrónicos tendrán cualquiera de los formatos permitidos por la instrucción (los más comúnmente utilizados), estarán protegidos mediante huella digital y serán firmados con firma electrónica.
  8. Las anteriores normas son asimismo de aplicación a asociaciones, fundaciones, UTES, comunidades de bienes y en general todas las personas físicas o jurídicas sujetas al deber de contabilidad.