26
Jul
2015
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Información Confidencial

Información Confidencial: 10 Medidas de Seguridad y un Plan

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Información Confidencial en la Empresa

Como venimos insistiendo aquí, pero también aquí y aquí, el requisito fundamental para defender una información como secreto fuera de nuestro ámbito empresarial, es haberla ya venido protegiendo como tal dentro del mismo ámbito.

Adicionalmente, la jurisprudencia exige que esa información no sea accesible a la generalidad de los trabajadores, ni a los terceros con acceso a la empresa, que tenga importancia para su presente y futuro, y que esté identificada.

En resumen, para que una información sea susceptible de protección (es decir, que un secreto quebrantado sea merecedor de tutela judicial), tiene que ser:

  • Secreta. Debe existir (léase “poder acreditarse”) una actitud activa de defensa del secreto por parte de su titular.
  • Sustancial o importante. Debe tratarse de conocimiento útil, con valor económico relevante, que concrete y coadyuve a conservar o potenciar el desarrollo de la empresa.
  • Identificada: objeto de descripción concreta e incorporada en soporte material (analógico o digital).

Protección preventiva: Medidas básicas

Ustedes probablemente ya saben que cuando existe la opción, prefiero la protección preventiva.

En esta línea, sustancial y brevemente las medidas preventivas básicas a adoptar serían las siguientes:

  • Etiquetar los documentos relevantes con los términos “confidencial” “secreto empresarial”.
  • Insertar pies de página con textos advirtiendo de la prohibición de copiar, divulgar o usar la información sin autorización previa y por escrito de sus titulares.
  • Suscribir contratos (o cláusulas) de confidencialidad (trabajadores, terceros).
  • Suscribir contratos (o cláusulas) de no competencia (trabajadores clave).
  • Disponer barreras físicas (armarios cerrados, cajas fuertes) y tecnológicas (encriptado, restricción de accesos, log de accesos) de protección.

En especial, los trabajadores.

Específicamente, en relación con los trabajadores (es una realidad que los trabajadores constituyen la principal vía de escape):

  • Al iniciarse la relación laboral: clausulado específico en el contrato, explicación efectiva de su contenido y de la importancia del cumplimiento, comunicación de la política de confidencialidad de la empresa.
  • Durante su desarrollo: cursos de concienciación sobre la materia.
  • En el momento de la extinción de la relación laboral (no necesariamente estamos hablando de un despido), repasar con el trabajador los términos del clausulado de su contrato en materia de confidencialidad, devolución de documentación confidencial bajo titularidad de la empresa, en cualquier material y soportes, que pudiera hallarse en poder del trabajador.

Política Interna de Protección de la Información Confidencial de la Empresa

Elaborar y publicar en la intranet, incorporar a las políticas internas, o en defecto de las anteriores, comunicar personalmente a los trabajadores, una Política Interna de la Información Confidencial.

No se asusten, ese documento no sería otra cosa que las medidas anteriores, convenientemente puestas por escrito y por supuesto, adaptadas a las circunstancias de cada empresa, sus trabajadores, y aquello que se trate de proteger.

Razonabilidad, proporcionalidad, adecuación de las medidas

Es fundamental tener presente que las medidas propuestas (su alcance, naturaleza y sobre todo, las consecuencias en caso de incumplimiento) deben ser razonables y proporcionadas a las circunstancias de cada empresa y del secreto que se trate de proteger.

Todos los esfuerzos que Vd. realice en este ámbito serán positivos. Pero muchas veces lo mejor es enemigo de lo bueno. Lo que les recomiendo es un sano término medio.

Buena semana

Jorge García. Abogado en Valladolid

Sígame en Twitter: @jgarciaherrero

Contácteme en jorge.garcia.herrero@gmail.com

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